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Le portail internet d’AsterOffice est une solution idéale pour les professionnels de la santé, lesquels ont quotidiennement besoin de collaborer avec des secrétaires et des transcriptionnistes médicaux, d’avoir accès à des données confidentielles, de garder les dossiers de leurs patients en ordre et de partager des documents importants sans aucun risque de divulgation des données.

Pour découvrir les avantages du portail d’AsterOffice, vous n’avez qu’à effectuer une simple procédure d’inscription. Pour ce faire, vous devez fournir quelques données personnelles qui seront utiles pour votre communication avec AsterOffice mais ne seront jamais divulguées à des tiers.

Une fois votre compte créé, vous avez la possibilité d’optimiser votre pratique médicale par les avantages techniques offerts : un accès permanent, des canaux d’information sécurisés, une riche fonctionnalité, un stockage de données illimité et beaucoup d’autres moyens pour booster votre efficacité.

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Transfert de données

L’une des fonctions principales du portail d’AsterOffice en tant que prestataire de services de transcription et de secrétariat médical est le partage de données. Il va sans dire que l’assignation de tâches à votre secrétaire dédié ou la commande de transcription de documents par un transcriptionniste nécessitera le partage de certains fichiers contenant d’importantes informations médicales. La question se pose quant à leur sécurisation. Avec AsterOffice, vous pouvez choisir l’option qui vous convient au mieux.

  • 1.Vous pouvez soit envoyer vos fichiers et enregistrements par e-mail, soit les mettre sur un support de données amovible. Après traitement, les documents vous seront retournés de la même manière ou bien vous pouvez tout simplement les télécharger à partir de votre espace client du portail AsterOffice.
  • 2.Si vous avez un disc dur où stocker et gérer des données dans votre clinique ou centre médical, vos fichiers et enregistrements peuvent directement être transmis aux secrétaires et transcriptionnistes d’AsterOffice à partir de votre serveur par FTP. Ce moyen de transmission de données permet de sécuriser et de protéger vos informations de toute interception ou accès non autorisé.
  • 3.Si vous utilisez des Dossiers Médicaux Electroniques (EMR) dans votre établissement, comme par exemple ActaMedical, l’interface de programmation d’AsterOffice permet une intégration efficace et sécurisée du système à votre interface EMR. Cela vous permettra de partager automatiquement vos fichiers de travail de manière sécurisée avec le système d’AsterOffice vous apportant par là des opportunités supplémentaires de gestion efficace de votre pratique médicale.
  • 4.Ayant créé un enregistrement ou un fichier sur votre ordinateur ou votre dispositif amovible, vous pouvez le transférer au secrétariat d’AsterOffice via notre site web en cliquant sur le bouton “Télécharger” à la page d’Accueil.
  • 5.Si vous êtes enregistré au portail AsterOffice, vous pouvez télécharger vos fichiers à partir de votre espace client qui est extrêmement pratique et facile à manier.

Peu importe l’option que vous choisissez, nous portons un soin particulier à assurer la sécurité et la confidentialité de vos informations. Notre système de sécurité multi-étagé (cryptage de données, protocole HTTPS, intégration de l’interface programmation sécurisée et surveillance de l’accès aux données) fait d’AsterOffice le prestataire de services de transcription et de secrétariat médical le plus fiable.

Organisation de dossiers

L’interface client d’AsterOffice donne à ses utilisateurs de nombreuses opportunités d’organisation de leurs dossiers: Vos fichiers de travail étant mis en ligne, vous pouvez directement les visualiser, les éditer ou les partager comme vous le faites de vos supports de travail habituels. Créez des répertoires, gardez vos fichiers en ordre, classez-les en les déplaçant avec la souris partagez des informations avec votre secrétaire d’AsterOffice en un seul clic. Retrouvez les fichiers nécessaires ou juste un répertoire isolé dans la totalité de la base de données en quelques secondes et accédez à vos documents et enregistrements où que vous soyez. Le cryptage de données d’AsterOffice et son protocole HTTPS sécurisé permettent d’effectuer toute opération sans risque et de manière sécurisée. Le portail d’AsterOffice est un stockage rentable de données «in the clouds».

Quand ils sont finalisés, vos documents sont déjà tout simplement téléchargeables à moins que vous ne préfériez que nous vous les adressions directement soit par fax, soit en les imprimant sur votre imprimante. A vous de choisir quel moyen de livraison est le plus efficace pour vous.

Procédé d’enregistrement

Avant que vous n’envoyiez vos enregistrements aux transcriptionnistes professionnels d’AsterOffice, vous devez tout d’abord savoir comment les effectuer. Nous allons vous expliquer les différents moyens d’enregistrement parmi lesquels vous pourriez choisir lequel utiliser.

  • Le moyen le plus simple est d’utiliser un dictaphone numérique pour rendre votre exposé. Un dictaphone vous permet de créer des enregistrements de qualité élevée et de les envoyer directement aux transcriptionnistes d’AsterOffice. Cela simplifie de manière significative le procédé de transcription, réduisant ainsi le délai d’exécution.
  • D’autre part, vous pouvez utiliser des programmes d’enregistrement tels que Dragon ou Winscribe installés sur vos ordinateurs ou téléphone mobile pour effectuer vos enregistrements et les transmettre de manière sécurisée au système de gestion de fichier dans votre espace utilisateurd’AsterOffice.
  • Certains médecins apprécient la dictée en direct sur le portail étant totalement gratuite, rapide et facile. Tout ce que vous avez à faire est de vous faire attribuer un numéro par notre Système d’Enregistrement audio Automatique et de commencer votre dictée. A la fin de l’enregistrement, le fichier est automatiquement transféré à votre transcriptionniste.

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Contactez notre conseiller en ligne pour mieux connaître les dictaphones numériques et les avantages qu’ils apportent à vos enregistrements en matière médicale!

Nous avons fait tout c qui était possible pour rendre chaque procédé d’enregistrement pratique et sûr. Il ne vous reste qu’à créer des documents selon votre méthode préférée.

Communication

Il va sans dire qu’une communication orale avec votre secrétaire dédiée est très importante dans le cadre de la gestion efficace des dossiers, d’une documentation bien ordonnée et d’une bonne organisation des tâches. En prenant cette idée comme axe de développement, nous avons conçu un module de communication au niveau du portail d’AsterOffice, vous permettant d’échanger des informations par le biais d’une messagerie interne, d’envoyer des messages instantanés et de collaborer avec les membres de notre équipe au moyen de la téléphonie par internet (VoIP). Et comme à chacune de vos interventions, notre système de sécurité fiable vous garantit que l’information échangée dans le système ou que vous envoyez aux membres de l’équipe d’AsterOffice ne coure aucun risque d’interception ou d’accès non autorisé.

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